วิธีเลือกซอฟต์แวร์การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก

By MeeramDrift Technologies

การเลือกซอฟต์แวร์ใหม่เพื่อจัดการธุรกิจถือเป็นการตัดสินใจครั้งใหญ่ และไม่สามารถเข้าใจความสำคัญขององค์กรได้ ท้ายที่สุดแล้ว ผู้ให้บริการสามารถมีอิทธิพลต่อผลการปฏิบัติงานโดยรวมของสถานที่ทำงาน ประสิทธิภาพทางธุรกิจ ความเป็นอยู่ที่ดี ประสิทธิภาพการทำงาน และไม่น้อยไปกว่าการดึงดูดและการรักษาผู้มีความสามารถ ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกกำลังค้นหาวิธีการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ เพิ่มประสิทธิภาพขั้นตอนที่ประสบความสำเร็จ และค้นพบแนวทางใหม่ ๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีม

โชคดีที่มีหลายวิธีและโปรแกรมที่ออกแบบมาเพื่อทำสิ่งนี้ให้สำเร็จ ระบบสถานที่ทำงานสามารถช่วยทีมและสามารถออกแบบและปรับแต่งให้ตรงตามข้อกำหนดของชุมชน การบริหารจัดการทรพยากร ทุกขนาด แต่วิธีใดที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดในการประเมินว่าเฟรมเวิร์ก คุณลักษณะ และโมดูลใด จึงจำเป็นต้องปรับระบบให้เข้ากับงานเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

ความท้าทายสูงสุดที่ CAFM . เผชิญ

ผู้จัดการโครงการโซลูชันCloud CAFMแต่ละคนจะต้องแก้ไขปัญหาความปลอดภัยของข้อมูลอย่างเข้มข้น ผู้ให้บริการระบบคลาวด์ CAFM ระดับมืออาชีพและเชื่อถือได้จะรักษาการปกป้องข้อมูลในปัจจุบัน รวมถึงโปรโตคอลที่ได้รับการอนุมัติสำหรับลูกค้าของตน อย่างน้อยในทางตรงกันข้ามกับผู้ให้บริการแบบดั้งเดิมของโซลูชัน ต้องคำนึงถึงจุดที่ต้องพึ่งพาผู้ให้บริการซอฟต์แวร์ด้วย ด้านล่างนี้คือปัญหาบางประการที่ CAFM เผชิญ

1. เน้นย้ำจุดด้อยในระบบและการจัดการกระบวนการ
2. บริการติดตั้ง / ฝึกอบรมที่ใช้
3. การย้ายข้อมูล (ส่งออก / นำเข้า) จากระบบปัจจุบัน เวลา / ค่าใช้จ่าย
4. ไม่เป็นไปตามข้อกำหนดของกระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่ 100%
5. การติดตั้งดั้งเดิมราคาแพง

การเลือก CAFM

เมื่อเลือกซอฟต์แวร์สิ่งอำนวยความสะดวกใหม่ ควรพิจารณาถึงความสำคัญของการวางแผนอย่างรอบคอบด้วย เพื่อให้คำแนะนำและข้อมูลสำหรับกระบวนการทั้งหมด ตั้งแต่การเลือกและการใช้งานไปจนถึงการสนับสนุนหลังการขาย Service Works Group ได้สร้างคู่มือโดยละเอียดและเป็นกลาง ต่อไปนี้เป็นประเด็นสำคัญบางประการที่ควรจดจำในขณะที่เลือก CAFM ที่ดีที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ

เข้าใจความต้องการสิ่งอำนวยความสะดวกขององค์กรของคุณอย่างลึกซึ้ง

ทำรายการความต้องการด้านการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกของคุณก่อนเริ่มซื้อแอปพลิเคชัน FM วิธีที่ดีที่สุดในการใช้ประโยชน์สูงสุดจากซอฟต์แวร์การจัดการสถานที่โดยใช้คอมพิวเตอร์ช่วยคือการเรียนรู้วิธีและวิธีใช้งานก่อน มีคำถามที่สำคัญมากที่จะถาม:

• คุณมีพนักงานกี่คน
• คุณใช้อาคารประเภทใด
• คุณแชร์ห้องกับกลุ่มอื่น ๆ หรือองค์กรของคุณใช้สถานที่ที่มีอยู่ของคุณเพียงแห่งเดียว?
• วิธีการตัดสินใจ เช่น การบริหารโครงการ การบริหารสินทรัพย์ และการบำรุงรักษาเป็นอย่างไร?

หากคุณใช้ซอฟต์แวร์การจัดการอาคารอยู่แล้ว ให้ระบุว่าเหตุใดคุณจึงไม่พอใจและความท้าทายที่คุณต้องเผชิญกับซอฟต์แวร์ปัจจุบัน IWMS ของคุณควรทำให้กิจกรรมการจัดการมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น ตั้งแต่การจัดการการเปลี่ยนแปลง การจัดสรรห้อง และการพยากรณ์อสังหาริมทรัพย์ไปจนถึงการจัดการพื้นที่ทำงาน คิดด้วยว่ากิจกรรมของการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกในทั้งบริษัทของคุณจะมีประสิทธิภาพมากขึ้นได้อย่างไร การวิปัสสนาประเภทนี้เป็นขั้นตอนแรกในการปลดล็อกผลประโยชน์ด้านการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกเต็มรูปแบบจากซอฟต์แวร์ที่ตอบสนองความต้องการด้านการปฏิบัติงานประจำวันขององค์กรของคุณ

สำรวจตลาด

มีการพัฒนาเทคโนโลยีล่าสุดหลายอย่างที่ต้องพิจารณาเมื่อตัดสินใจเลือกแอปพลิเคชันที่เหมาะสมสำหรับการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวก ความเป็นไปได้ใหม่ๆ ได้เปิดกว้างขึ้นสำหรับ การ สำหรับการโฮสต์และปรับใช้แอป และเปิดรับเทคโนโลยีมือถือ ดังนั้นคุณควรตระหนักถึงตัวเลือกในการเลือกสิ่งที่มีความสำคัญต่อองค์กรของคุณ

มือถือ : ระบบ การบริหารจัดการทรพยากร ส่วนใหญ่เป็นอินเทอร์เน็ตและพร้อมใช้งาน ธุรกิจของคุณสามารถทำกำไรจากการเข้าถึงอุปกรณ์มือถือได้หรือไม่? ซึ่งเกี่ยวข้องกับการรวบรวมแบบฟอร์มการสั่งซื้อ การอัปโหลดหลักฐานสภาพทรัพย์สินด้วยกล้องของหน่วย การสแกนรหัส QR เพื่อเข้าถึงข้อมูลทรัพย์สินและข้อมูลประวัติการบริการ และข้อมูลอื่น ๆ

การบูรณาการ: โปรแกรมการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกบางโปรแกรมอาจมุ่งเน้นไปที่การปรับปรุงประสิทธิภาพและการตัดสินใจทางธุรกิจ กับโครงสร้างองค์กรอื่น ๆ เช่น ระบบการจัดการอาคาร (BMS) และการสร้างแบบจำลองข้อมูลอาคาร (BIM)

ค้นหาผู้ขายที่ดีที่สุด

สิ่งแรกคือการเลือกตัวเลือกและเปรียบเทียบซอฟต์แวร์เพื่อค้นหาเครื่องมือการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกที่ดีที่สุด แม้ว่าแอปพลิเคชันการจัดการอุปกรณ์ส่วนใหญ่จะมีลักษณะเหมือนกัน แต่รูปแบบต่าง ๆ สามารถสร้างความแตกต่างได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น คุณอาจพบแอปพลิเคชันที่เน้นแผนกมากขึ้นสำหรับการเข้าถึงผ่านมือถือ ในขณะที่วิธีการอื่น เช่น CMMS สามารถมุ่งความสนใจทั้งหมดไปที่การจัดการการบำรุงรักษา สิ่งสำคัญคือต้องมีความเข้าใจในสิ่งที่เครื่องมือ CAFM ของคุณต้องการ เนื่องจากผลิตภัณฑ์ของผู้ขายมีความแตกต่างกันเล็กน้อย คุณอยู่ในสภาพที่ดีที่จะออกล่าตลาดเมื่อคุณมีสิ่งที่พึงปรารถนาเหล่านี้แล้ว

พิจารณาทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

• มีรายการคุณสมบัติ ข้อกำหนด และ KPI ที่ชัดเจน
• คัดเลือกผู้ขายอย่างน้อยห้ารายที่ตรงกับรายการข้อกำหนดของคุณ
• สกรีนช็อต จดหรือพิมพ์ฟังก์ชันที่ผู้ขายแต่ละรายสามารถจัดหาได้
• ทำรายการจุดสำคัญจากผู้ขายแต่ละราย เช่น การทดลองใช้ฟรี การสนับสนุนการฝึกอบรม และราคา

เมื่อสิ้นสุดขั้นตอนการเปรียบเทียบและประเมินผล คุณควรเหลือเครื่องมือที่เหมาะสมที่สุดที่จะตรงตามความต้องการของคุณ ในขณะที่ยังปรับปรุงประสิทธิภาพของกระบวนการจัดการและบำรุงรักษาของคุณ และช่วยให้บรรลุเป้าหมายสำคัญ พยายามเชื่อมต่อกับบริษัทจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกที่ดีที่สุดที่มีใบรับรอง การบริหารจัดการทรพยากร สำหรับผลิตภัณฑ์ของตน

ตรวจสอบว่า CAFM ที่เลือกสามารถขยายธุรกิจได้อย่างไร

เมื่อบริษัทของคุณขยายตัว สิ่งอำนวยความสะดวกจะช่วยในการพัฒนานี้อย่างไร และจะอนุญาตให้คุณทำอะไรเพื่อป้องกันไม่ให้คุณไม่ทำอย่างอื่น สิ่งสำคัญคือต้องมองว่าซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทรพยากร (FM )เป็นการลงทุนระยะยาว เมื่อคุณดูวิธีใช้ซอฟต์แวร์ คุณสามารถสำรวจโอกาสเหล่านี้เพื่อกำหนดแผนที่การเติบโตของบริษัทของคุณ

ก้าวไปสู่การจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกแบบรวมศูนย์สามารถเพิ่มผลลัพธ์ได้หรือไม่? การจัดโต๊ะทำงานแบบใหม่ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานของคุณในขณะที่คุณเพิ่มจำนวนพนักงานได้หรือไม่ คุณจะใช้จ่ายในปีหน้าในต้นทุน? วางแผนห้าปีที่มีอยู่ของคุณให้สอดคล้องกับโซลูชันการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกและค้นหาวิธีที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ของคุณ

ทดลองและสำรวจผลิตภัณฑ์

เมื่อคุณทำผลิตภัณฑ์เสร็จแล้ว อย่าลืมทำการสาธิตและสำรวจ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้สมัครที่มีศักยภาพของคุณได้รับการสาธิตหรือทดสอบให้ได้มากที่สุด สิ่งนี้จะไม่เพียงแต่ให้ความเข้าใจและความรู้สึกของแพลตฟอร์มในเวลาจริงที่สะดวก แต่ยังแสดงให้คุณเห็นถึงสิ่งที่คาดหวังเมื่อคุณเลือกระบบซอฟต์แวร์เฉพาะของการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกในที่สุด

การสาธิตแบบมีคำแนะนำเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการแนะนำแพลตฟอร์มของคุณทีละขั้นตอน และยังให้โอกาสคุณในการถามคำถามและตัวแทนจะตอบคำถามในระหว่างการสาธิตของคุณ ในทำนองเดียวกัน การทดลองใช้งานแบบไม่มีคำแนะนำช่วยให้คุณสำรวจแพลตฟอร์มด้วยตนเองได้โดยไม่ขาดตอน

การอ้างอิงโยงของเครื่องมือที่ต้องการการบำรุงรักษาและการจัดการที่จำเป็น

• ซอฟต์แวร์สามารถนำเสนอคุณสมบัติที่เหมาะสมสำหรับการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์และการทำงานร่วมกันในองค์กรของกระบวนการสิ่งอำนวยความสะดวกได้หรือไม่?
• เป็นวิธีที่ดีในการตรวจสอบและลดการบริการ การซ่อมแซมและอุปกรณ์ และทรัพยากรสำหรับการตรวจสอบและวิเคราะห์อย่างต่อเนื่องหรือไม่?
• จะจัดให้มีระบบการตรวจสอบซึ่งแจ้งเตือนคุณเมื่อเริ่มต้น เสร็จสิ้น หรือเกินกำหนดของใบสั่งงานบำรุงรักษาหรือไม่?
• ระบบจะถ่ายโอนข้อมูลผู้ใช้ อุปกรณ์ และบริการทั้งหมด และจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลส่วนกลางที่สามารถเข้าถึงได้หรือไม่?
• ระบบสามารถเชื่อมต่อกับเครื่องมือการจัดการทรัพย์สินทางคอมพิวเตอร์ที่เปิดใช้งาน IoT เช่น ตัวติดตาม GPS และระบบทำความร้อนอัจฉริยะ เพื่อให้ข้อมูลแบบเรียลไทม์เพื่อยืดอายุการใช้งานอุปกรณ์ได้หรือไม่
• ระบบนี้ให้การเข้าถึงข้อมูลที่สำคัญบนเว็บ / คลาวด์จากทุกที่ ทุกเวลาบนอุปกรณ์มือถือแก่เจ้าหน้าที่บำรุงรักษาทุกคนหรือไม่?

บูรณาการกับระบบที่มีอยู่

สำหรับซัพพลายเออร์ที่มีชื่อเสียงด้านการจัดการซอฟต์แวร์ ระบบที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ไม่ใช่จุดสิ้นสุดของกระบวนการ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่รวมอยู่ในราคาอุปกรณ์ เช่น บริการและการบำรุงรักษา และวิธีการปรับปรุงที่สามารถนำไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าความก้าวหน้าทางเทคนิคที่อาจเกิดขึ้นใช้ประโยชน์จากการใช้งานของคุณ ควรยอมรับการศึกษาของผู้ใช้ด้วย ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าระบบมีศักยภาพสูงสุดในการเพิ่มประสิทธิภาพผลตอบแทนจากการลงทุนของธุรกิจ

การตัดสินใจขั้นสุดท้าย

เมื่อคุณใช้เวลาในการทดสอบระบบซอฟต์แวร์ระบบต่าง ๆ สำหรับการจัดการสิ่งอำนวยความสะดวกโดยเทียบกับข้อกำหนดที่ระบุไว้ที่นี่ คุณ พนักงาน และบริษัทของคุณจะต้องตัดสินใจอย่างน่าเชื่อถือ ตรวจสอบทุกฟอรัมสำหรับตัวเลือกที่มีและใช้งานได้ตามมาตรฐาน ความคิดเห็น คำวิจารณ์ คำติชม และการควบคุมที่สร้างสรรค์ นอกจากนี้ ให้ตรวจสอบว่าองค์กรของคุณเหมาะสมกับการจัดการสถานที่ภายนอกหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้กำหนดนโยบายและนักลงทุนทุกคนจะต้องเข้าร่วมก่อนที่จะมีการติดตั้งใช้งาน สิ่งนี้มีความเกี่ยวข้องอย่างยิ่งหากคุณทำงานให้กับเจ้าของบ้านหรือเจ้าของอาคารในฐานะผู้จัดการการติดตั้ง คุณจะต้องตอบสนองความต้องการของพนักงาน เช่น ทีมสนับสนุนและพนักงานทำความสะอาดที่จ้างภายนอก ซึ่งจำเป็นต้องใช้เครื่องมือนี้

กระบวนการใช้งานซอฟต์แวร์ FM

การใช้โปรแกรม FM ที่คุณเลือกจะปรับแต่งเพื่อให้แน่ใจว่าค่าของอุปกรณ์ของคุณจะได้รับการกู้คืนอย่างรวดเร็วและการเปลี่ยนแปลงที่ราบรื่น แผนพัฒนาการจัดการกระบวนการควรได้รับการพัฒนาซึ่งรวมถึงช่วงเวลา ความพร้อมใช้งานของทรัพยากร และขอบเขตของข้อกำหนด การสร้างทีมโครงการที่มีทักษะหลากหลายก็มีความสำคัญเช่นกัน เนื่องจากบุคคลเหล่านี้สามารถดำเนินการโครงการให้ทันกำหนดเวลา สื่อสารความต้องการทรัพยากรในด้านต่าง ๆ ของธุรกิจ และให้การสนับสนุนที่มีคุณค่าเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ใช้ซื้อเข้าสู่ระบบที่เลือก

การสนับสนุนหลังการขาย

สำหรับซัพพลายเออร์ที่มีชื่อเสียงด้านการจัดการซอฟต์แวร์ ระบบที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์ไม่ใช่จุดสิ้นสุดของกระบวนการ หน้าที่ของผู้ขายยังไม่เสร็จสิ้นจนกว่าระบบจะใช้งานได้และออนไลน์ ทีมของคุณจะต้องมีการเตรียมตัว ตลอดจนการสนับสนุนด้านเทคนิคระหว่างและหลังการดำเนินการ มีการอภิปรายอย่างละเอียดเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้ให้บริการฝึกอบรมควรจัดเตรียม (และค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง) และตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงระบบทั้งหมดได้รับการสนับสนุนหากเหมาะสม

หมายเหตุ ผู้ขายของคุณสามารถใช้เพื่อขยายทีมของคุณและใช้ความเชี่ยวชาญด้าน FM ของพวกเขาเพื่อประโยชน์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจสิ่งที่รวมอยู่ในราคาอุปกรณ์ เช่น บริการและการบำรุงรักษา และวิธีการปรับปรุงที่สามารถนำไปใช้เพื่อให้แน่ใจว่าความก้าวหน้าทางเทคนิคที่อาจเกิดขึ้นใช้ประโยชน์จากการใช้งานของคุณ ควรยอมรับการศึกษาของผู้ใช้ด้วย ซึ่งจะทำให้มั่นใจได้ว่าระบบมีศักยภาพสูงสุดในการเพิ่มประสิทธิภาพผลตอบแทนจากการลงทุนของธุรกิจ